6 dingen die de meest georganiseerde mensen elke dag doenKrediet: Gregor SchusterJe leven is druk. Werk leven balans is een uitdaging. Je hebt het gevoel dat je jezelf zo dun uitspreidt dat je begint te verdwijnen.
De meesten van ons voelen dat zo. Maar wij niet allemaal. De meest georganiseerde mensen doen dat niet.
Als NYT bestsellerauteur en neurowetenschapper Daniel J. Levitin legt uit, lijken de VIP's die hij heeft ontmoet niet verspreid en hectisch.
Ze zijn kalm, stoer en 'in het moment', niet met negen dingen jongleren en bang zijn om voor 19.00 uur klaar te zijn.
Het is niet moeilijk om erachter te komen waarom: ze hebben hulp - assistenten en assistenten om voor deze dingen te zorgen, zodat de VIP 'in het moment' kan zijn.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Tijdens mijn werk als wetenschappelijk onderzoeker heb ik de kans gehad om gouverneurs, kabinetsleden, muziekberoemdheden en de hoofden van Fortune 500-bedrijven te ontmoeten. Hun vaardigheden en prestaties variëren, maar als groep is één ding opmerkelijk constant. Het is me herhaaldelijk opgevallen hoe bevrijdend het voor hen is om zich geen zorgen te hoeven maken of ze ergens anders moeten zijn, of iemand anders met wie ze moeten praten. Ze nemen de tijd, maken oogcontact, ontspannen en zijn er echt met wie ze praten. Ze hoeven zich geen zorgen te maken of er op dat moment iemand belangrijker is met wie ze zouden moeten praten, omdat hun personeel - hun externe aandachtsfilters - al voor hen hebben vastgesteld dat dit de beste manier is waarop ze hun tijd zouden moeten besteden.
Moet leuk zijn, want jij en ik moeten multitasken en dingen kort houden om te proberen alles voor elkaar te krijgen, de hele tijd stress.
Maar hier is het ding: Jij kunt ook zo zijn. En het vereist geen staf van 10.
Dus wie is je assistent? Je bent. Wie is dan de VIP? Je bent. (Ja, ik moedig je actief aan om een gespleten persoonlijkheid te ontwikkelen.)
Met voldoende planning van tevoren kunt u ervoor zorgen dat u net zo kalm en georganiseerd bent als de president van de Verenigde Staten.
(Voor meer informatie over wat de meest productieve mensen doen, klik op hier .)
We hoeven alleen maar een paar systemen van tevoren op zijn plaats te krijgen. Wat is de eerste stap?
Gerelateerde berichten: 6 dingen die de meest productieve mensen elke dag doen
1) Het brein van de VIP is leeg. En dat is een goede zaak.
De president van de Verenigde Staten probeert niet wanhopig zijn to-do-lijst te onthouden.
Hij heeft alle dingen die komen gaan uitbesteed aan zijn personeel, zodat hij zich 100% kan concentreren op wat er voor hem ligt.
Nee, je hebt geen groep assistenten, maar er is nog steeds een belangrijk principe dat je kunt gebruiken: Zet het uit je hoofd.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Verschuif de last van het organiseren van onze hersenen naar de buitenwereld... Door ze op te schrijven, worden ze uit je hoofd gehaald, waardoor je hersenen worden vrijgemaakt van de rommel die je in de weg staat om je te concentreren op datgene waar je je op wilt concentreren.
Alles waar u zich zorgen over maakt, elke taak, elke zorg wordt op één plek opgeschreven.
Een. Niet verspreid over een notitieblok thuis, je iPad op kantoor, je e-mailinbox, plaknotities op je monitor en je onbetrouwbare geheugen.
Door die verstrooiing vraag je je af of je iets bent vergeten - en onderzoek toont het aan veroorzaakt angst .
Dus zet het uit je hoofd en op één lijst. Daarna, Dingen gedaan krijgen auteur David Allen zegt: verdeel het in 4 categorieën:
- Doe het
- Delegeer het
- Stel het uit
- Laat vallen
Zodra je die 4 lijsten hebt, weet je wat je echt moet doen en het staat allemaal op één plek. Alleen al het hebben van die lijst is een grote stap in de richting van VIP-cool.
Waarom werkt dit? Er zit wat neurowetenschap achter. Door dingen op te schrijven, worden 'repetitielussen' gedeactiveerd.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Als we iets belangrijks in gedachten hebben, vooral een To Do-item, zijn we bang dat we het zullen vergeten, dus onze hersenen repeteren het en draaien het rond en rond in cirkels in iets dat cognitieve psychologen eigenlijk de repetitielus, een netwerk van hersengebieden die de frontale cortex net achter je oogbollen en de hippocampus in het centrum van je hersenen met elkaar verbinden... Het probleem is dat het te goed werkt, items in repetitie houden totdat we ze behandelen. Door ze op te schrijven, krijgt de repetitielus zowel impliciete als expliciete toestemming om ze los te laten, om zijn neurale circuits te ontspannen, zodat we ons op iets anders kunnen concentreren.
Onderzoek toont aan dat wanneer je dingen onafgemaakt laat en je zorgen maakt, het eigenlijk maakt je dom . Oplossing? Schrijf het allemaal op .
(Voor meer informatie over hoe de grote genieën uit de geschiedenis gebruik maken van notitieboekjes, klik op hier .)
Dus je hebt alle taken uit je hoofd en op een lijst gezet. U weet wat u kunt delegeren, uitstellen en laten vallen - en wat u eigenlijk moet doen.
Hoe kom je nu als een rustige VIP de dag door?
2) 'Dhr. President, uw volgende vergadering staat op het punt te beginnen'
De president van de Verenigde Staten kijkt niet op zijn horloge. Hij is tot op de minuut nauwkeurig gepland en assistenten vertellen hem wanneer het tijd is om te gaan.
Je hebt misschien geen assistenten, maar elke smartphone heeft alarmen en herinneringen.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Tijdbeheer vereist ook het structureren van uw toekomst met herinneringen. Dat wil zeggen, een van de geheimen van het beheren van tijd in het heden is om te anticiperen op toekomstige behoeften, zodat u niet de hele tijd hoeft te klauteren en bij te praten.
Ironisch genoeg onderbreekt je telefoon je waarschijnlijk met onbelangrijke sms'jes, e-mails en statusupdates - maar niet over de belangrijkste prioriteiten van je dag.
Weinigen van ons hebben onze agenda van tevoren zo georganiseerd dat we deze al onze acties van moment tot moment kunnen laten dicteren.
Wat is de sleutel? Alarmen werken niet met takenlijsten.
Net zo Cal Newport aanbeveelt, wijs elke taak een tijdsblok toe in uw agenda. Dan kun je inschatten hoeveel je daadwerkelijk kunt doen:
Planning dwingt je om de realiteit onder ogen te zien van hoeveel tijd je daadwerkelijk hebt en hoe lang dingen zullen duren. Nu je naar het hele plaatje kijkt, kun je iets productiefs halen uit elk vrij uur dat je op je werkdag hebt. Je knijpt er niet alleen meer werk in, maar je kunt ook werk plaatsen op plekken waar je het het beste kunt doen.
Je hebt minder kans om talmen wanneer een activiteit een toegewezen tijdsblok heeft, omdat de beslissing al is genomen.
En zodra het een tijdsblok heeft, kunt u de VIP zijn. Alarmen zorgen ervoor dat je geest kalm is, wetende dat je aan het volgende wordt herinnerd.
(Voor meer informatie over het schema dat succesvolle mensen elke dag volgen, klik op hier .)
Ik weet wat sommigen van jullie denken: Maar ik word onderbroken. Ik raak afgeleid.
Maar er is een manier om met onderbrekingen om te gaan, zelfs als je geen geheime dienst hebt om mensen uit je kantoor te houden.
3) Filters instellen
Elke ochtend krijgt de president een uiterst geheim document met alles wat hij moet weten van de agentschappen onder hem.
De sleutel is niet wat het document bevat, het is wat het niet bevat: 50 statusupdates, 100 tweets, 10 kattenfoto's en 1000 onbelangrijke e-mails.
Hij kan zich concentreren op wat belangrijk is, omdat hij niet wordt afgeleid door wat niet belangrijk is. Ondertussen voel je je waarschijnlijk overweldigd door informatie.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Tegenwoordig raken onze aandachtsfilters gemakkelijk overweldigd. Succesvolle mensen - of mensen die het zich kunnen veroorloven - hebben mensen in dienst wiens taak het is om het aandachtsfilter te verkleinen. Dat wil zeggen, bedrijfsleiders, politieke leiders, verwende filmsterren en anderen wiens tijd en aandacht bijzonder waardevol zijn, hebben een staf van mensen om zich heen die in feite een verlengstuk van hun eigen brein zijn, die de functies van het aandachtsfilter van de prefrontale cortex repliceren en verfijnen.
'Ik heb een informatie-overload!', schreeuw je. Maar als technologie visionair Clay Shirky zegt, 'Het is geen informatie-overload; het is een filterfout.'
Je aandacht is beperkt en waardevol. Je hebt minder informatie nodig. Je hebt goede filters nodig.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Onze hersenen kunnen de informatie die we binnenkrijgen wel verwerken, maar tegen een prijs: we kunnen moeite hebben om het triviale van het belangrijke te scheiden, en al deze informatieverwerking maakt ons moe. Neuronen zijn levende cellen met een stofwisseling; ze hebben zuurstof en glucose nodig om te overleven en als ze hard hebben gewerkt, ervaren we vermoeidheid ...
Een goede low-tech oplossing is om: een deel van de dag verbergen . Ik ben zo ernstig als een hartaanval. Ga naar plekken waar mensen je niet kunnen bereiken en zorg voor degelijk werk.
Dat is niet voor iedereen een optie. Ik snap het. Geen probleem. Maar mensen die vinden dat technologie hen overladen heeft met informatie, gebruiken het verkeerd.
Gebruik technologie zoals een DVR om uw communicatie te time-shiften. Mensen moeten je bereiken wanneer jij dat wilt, niet wanneer ze dat willen.
Behandel alle communicatie in gespecificeerd ' batches ': een ingestelde tijd waarop u e-mail, voicemail, etc. checkt.
Sommige mensen zeggen: 'Dat kan ik niet.' Maar je kunt het waarschijnlijk meer dan je denkt, vooral vroeg en laat op de dag.
Misschien wil je baas dat je belachelijk reageert. Prima. Stel een e-mailfilter in zodat alleen de e-mails van de baas meteen doorkomen.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
...in de meeste e-mailprogramma's en telefoons kunt u e-mailfilters instellen, waarbij u bepaalde mensen aanwijst van wie u de e-mail meteen wilt bereiken, terwijl andere e-mail zich gewoon ophoopt in uw inbox totdat u tijd heeft om deze te behandelen. En voor mensen die echt niet weg kunnen van e-mail, is een andere effectieve truc om een speciaal, privé e-mailaccount aan te maken en dat adres alleen te geven aan die paar mensen die je meteen moeten kunnen bereiken, en controleer uw andere rekeningen alleen op bepaalde tijden.
(Voor meer informatie over het bereiken van een balans tussen werk en privé, klik op hier .)
Zo heb je herinneringen en filters en hoef je je niet meer zorgen te maken.
Maar als je gaat zitten om te werken, besef je dat er nog gewoon te veel te doen is. Hoe kun je kalm blijven als er zoveel beslissingen moeten worden genomen?
Gerelateerde berichten: 8 dingen die de meest succesvolle mensen ter wereld allemaal gemeen hebben
4) De ongelooflijke kracht van 'goed genoeg'
De president neemt geen kleine beslissingen. De duizenden mensen die onder hem werken, handelen die af, dus alleen de grote dingen borrelen naar zijn agenda.
Maar aangezien je geen duizenden mensen onder je hebt (of misschien ieder wat dat betreft) behandel je elke beslissing, zowel zakelijk als persoonlijk.
Zoals ik al eerder zei: ' Je kunt alles doen als je eenmaal stopt met alles te proberen. ' Wees een perfectionist en je krijgt een zenuwinzinking.
Red je beperkte beslissingsbevoegdheid voor de dingen die ertoe doen. Al het andere moet 'tevreden' zijn.
Wat is bevredigend? Het is de kunst om snel de optie te kiezen die 'goed genoeg' is. En onderzoek toont aan dat dit de weg naar productiviteit is — en geluk .
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Recent onderzoek in de sociale psychologie heeft aangetoond dat gelukkige mensen niet mensen zijn die meer hebben; het zijn eerder mensen die blij zijn met wat ze al hebben. Gelukkige mensen houden zich voortdurend bezig met bevrediging, zelfs als ze het niet weten. Warren Buffett kan tot het uiterste worden gezien als iemand die bevrediging omarmt - een van de rijkste mannen ter wereld, hij woont in Omaha, een blok van de snelweg, in hetzelfde bescheiden huis waar hij vijftig jaar heeft gewoond... Maar Buffett is niet tevreden met zijn beleggingsstrategieën; satisficing is een hulpmiddel om geen tijd te verspillen aan dingen die niet uw hoogste prioriteit hebben. Voor uw inspanningen met hoge prioriteit blijft het ouderwetse streven naar uitmuntendheid de juiste strategie.
Zal deze beslissing ertoe leiden dat u uw baan verliest? Nee? Kies dan voor de 'goed genoeg' oplossing en focus op wat het belangrijkst is.
(Voor meer informatie over wat de meest succesvolle mensen gemeen hebben, klik op hier .)
De prioriteiten van je baas veranderen 's middags. Er worden steeds meer dingen aan je lijst toegevoegd. Hoe kan dit geen apensleutel in je goed uitgewerkte plan gooien?
5) 'Dhr. Voorzitter, er is een verandering geweest...'
Als er veranderingen komen voor de opperbevelhebber, schakelt hij naadloos over omdat zijn assistenten de plannen van de dag al hebben herzien. Dus hij blijft rustig.
Je kunt ook koel blijven, maar het vereist wat meer inspanning. Er komen nieuwe dingen binnen, prioriteiten veranderen en je moet verwerken en aanpassen.
Houd uw notitieboekje altijd bij de hand om nieuwe ideeën en taken vast te leggen.
En gedurende de dag heb je momenten van triage en 'actief sorteren' nodig waarbij je de lijst herstructureert vanuit je grote hersendump.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
'Je hersenen moeten op een consistente basis betrokken zijn bij al je verplichtingen en activiteiten', zegt Allen. 'Je moet er zeker van zijn dat je doet wat je moet doen, en dat het oké is om niet te doen wat je niet doet. Als je er aan denkt, is je geest niet helder. Alles wat je op enigerlei wijze als onvoltooid beschouwt, moet worden vastgelegd in een vertrouwd systeem buiten je geest...' Dat vertrouwde systeem is om het op te schrijven.
Nadat u uw lijst heeft bijgewerkt, past u de Eisenhower-matrix .
Als je weet in welke categorie alles past, kun je de lijst op een geprioriteerde manier aanvallen.
(Voor meer informatie over hoe Navy SEALs, astronauten en samoerai goede beslissingen nemen, klik op hier .)
Oké, je bent de baas over je schema, je geest is leeg en je bent klaar om je te concentreren... Wat nu?
Gerelateerde berichten: Hoe u in 5 stappen een balans tussen werk en privé kunt bereiken
6) Heb een 'oorlogskamer'
Ooit een foto gezien van het bureau van de president? Heeft het stapels papieren en 1000 willekeurige post-its? Nee.
Onderzoek toont aan dat een bureau eruitziet als de nasleep van een natuurramp ondermijnt je concentratievermogen .
Je hoeft geen nette freak te zijn, maar als het tijd is om te stoppen met plannen en de VIP te worden, hebben een apart werkgebied ontworpen voor focus.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Een manier om de natuurlijke stijl van geheugenopslag van de hippocampus te benutten, is door verschillende werkruimten te creëren voor de verschillende soorten werk die we doen. Maar we gebruiken hetzelfde computerscherm om ons chequeboek in evenwicht te houden, te reageren op e-mails van onze baas, online aankopen te doen, video's te bekijken van katten die piano spelen, foto's van onze dierbaren op te slaan, naar onze favoriete muziek te luisteren, rekeningen te betalen, en het lezen van het dagelijkse nieuws. Het is geen wonder dat we ons niet alles kunnen herinneren - de hersenen zijn gewoon niet ontworpen om zoveel informatie op één plek te hebben... De neuroloog en schrijver Oliver Sacks gaat nog een stap verder: als je aan twee volledig gescheiden projecten werkt, wijd dan één bureau toe of tafel of gedeelte van het huis voor elk. Als je gewoon een andere ruimte binnenstapt, druk je op de resetknop in je hersenen en kun je productiever en creatiever denken.
Volgens productiviteitsgoeroe Tim Ferriss , focus is slechts het product van het verwijderen van afleiding.
Gerelateerde berichten: Hoe u het meest georganiseerde jaar van uw leven kunt hebben
U wilt dus dat uw VIP-werkruimte heeft wat de VIP nodig heeft. En niets anders.
Via De georganiseerde geest: rechtdoor denken in het tijdperk van informatie-overload :
Een relevante bevinding in de cognitieve psychologie om die controle te krijgen, is om de dingen die je regelmatig nodig hebt zichtbaar te maken en dingen die je niet nodig hebt te verbergen.
Ik hoor het gejammer al: Maar ik heb geen twee kantoren! Ik heb er amper een!
Dit gaat niet over onroerend goed, het gaat over mentale ruimte. Je bureau kan zijn waar je plant, maar de VIP werkt op de bank.
Of je desktopcomputer is ter voorbereiding, maar de VIP werkt op je iPad (die bewust geen apps voor Facebook, Twitter, etc.)
Als het tijd is voor VIP-werk, wil je alles wat je nodig hebt om de klus te klaren - en niets anders.
Uw directe omgeving moet maak wat je moet doen gemakkelijk en wat je niet moeilijk hoeft te doen .
(Voor meer trucs die succesvolle mensen gebruiken om zichzelf geweldig te maken, klik op hier .)
Dus hoe trekken we dit allemaal samen?
Opsommen
De stappen om net zo georganiseerd en kalm te zijn als de opperbevelhebber:
- Zet je to-do's uit je hoofd en op één document.
- Vergrendel uw agenda en stel alarmen in, zodat u niet hoeft na te denken over wat de toekomst biedt.
- Gebruik 'batching' en filters zodat je alleen de informatie krijgt die je nodig hebt.
- Kies voor 'goed genoeg' voor de kleine beslissingen, zodat u zich kunt concentreren op de grote.
- Leg regelmatig nieuwe items vast, sorteer en prioriteer ze.
- Zorg voor een 'oorlogskamer' die bevat wat je nodig hebt - en niets anders.
Sluit je aan bij meer dan 100.000 lezers. Ontvang een gratis wekelijkse update via e-mail hier .
Vroeger had je een secretaresse nodig die de hele dag de telefoon in de gaten hield... toen kwamen antwoordapparaten en voicemail.
Technologie heeft sindsdien een lange weg afgelegd en met wat planning kun je het gebruiken om je hoofd koel te houden en geweldige dingen te bereiken.
Het is in het begin moeilijk. En ja, je zult struikelen. Je zult moeten tweaken en aanpassen. Maar na verloop van tijd zul je een persoonlijk systeem ontwikkelen dat werkt.
En je zult de les leren die elke VIP weet:
Het lastigste om te leren managen ben jijzelf . Maar als je dat eenmaal aankan, kun je alles aan.
Dit stuk verscheen oorspronkelijk op Tegen de verkeerde boom blaffen .
Dit verhaal verscheen oorspronkelijk op Motto